La regla 3-2-1 es la forma más corta de decir cómo tiene que ser una copia de seguridad para que sirva el día que hace falta: tres copias de tus datos, en dos soportes distintos, con una fuera de la oficina. La popularizó el fotógrafo Peter Krogh hace veinte años para proteger archivos fotográficos y hoy la recomiendan agencias de ciberseguridad de medio mundo. Esta guía la traduce a lo que necesita una pyme, sin comprar nada raro.
Qué dice exactamente la regla
- 3 copias. Los datos con los que trabajas y, al menos, dos copias más. Una sola copia es una apuesta: si falla el disco de la copia el mismo día que el del servidor, no hay nada.
- 2 soportes distintos. Que no todas las copias estén en el mismo tipo de sitio: por ejemplo, una en un disco de red de la oficina y otra en un centro de datos. Dos discos iguales comprados el mismo día tienden a fallar parecido.
- 1 fuera. Al menos una copia fuera del edificio. Un incendio, un robo, una inundación o un ransomware que cifra todo lo que ve en la red se llevan por delante lo que esté en la oficina.
Cómo suena en una pyme de verdad
Una oficina con un servidor y seis ordenadores aplica la regla así, sin exotismos:
- Los datos viven en el servidor (copia 1: la de trabajo).
- Cada noche se copian a un disco de red distinto del servidor, en la propia oficina (copia 2, soporte distinto). Sirve para recuperar en minutos un archivo borrado o una carpeta.
- Cada noche se copian también, cifradas, a un centro de datos fuera de la oficina (copia 3, fuera). Sirve para el día malo: el que se lleva el servidor y el disco de al lado.
Lo mismo vale con menos: un autónomo con un portátil tiene su disco, un disco externo y la copia en un centro de datos. Y con más: un servidor de verdad se protege además con una copia completa del sistema para poder volver a arrancarlo entero, no solo recuperar archivos.
Lo que la regla no dice y también importa
Con los años, a la 3-2-1 se le han añadido dos cifras: 3-2-1-1-0. El segundo «1» es una copia desconectada o inmutable, que un atacante que haya entrado en tu red no pueda borrar ni cifrar: un disco que no está enchufado, o un almacenamiento en el que la copia no se puede modificar durante un tiempo. Es la respuesta directa al ransomware, que hoy busca las copias antes de cifrar nada. El «0» es cero errores comprobados: la copia se verifica y se prueba una restauración de vez en cuando. Una copia que nunca se ha restaurado es una copia que no se sabe si existe.
Y hay una cuarta cosa que la regla da por supuesta y casi nadie hace: alguien tiene que mirarla. La mayoría de las copias que fallan llevan meses fallando en silencio. Por eso existe el backup gestionado: no es otra copia, es la que alguien comprueba cada día.
Los errores más comunes
- Confundir sincronizar con copiar. Drive, Dropbox o OneDrive replican tus cambios —también los borrados y los archivos cifrados— a todas partes. No son una copia de seguridad; lo explicamos en copia de seguridad vs. sincronización.
- Tener la «copia externa» en un disco que siempre está enchufado al servidor. Para un ransomware es un disco más.
- Copiar solo «Mis documentos» y dejarse el programa de gestión, la base de datos o el correo.
- Guardar la copia para siempre, o solo la de ayer. Hace falta histórico: si el archivo se corrompió el martes y te das cuenta el viernes, necesitas la copia del lunes.
- No probar nunca a restaurar. El «0» de la regla.
Cómo lo hacemos nosotros
Nuestro backup gestionado para empresas cubre la parte de la regla que una pyme no puede hacer sola: la copia fuera de la oficina, cifrada, con histórico, en centros de datos con certificación ISO 27001, y supervisada a diario por personas que avisan si algo falla. La copia local de la oficina y la copia completa del servidor las montamos con el mantenimiento. Y sí, se prueba a restaurar.
Preguntas frecuentes
¿La copia en la nube ya cumple la regla 3-2-1?
Cumple el «1 fuera» y cuenta como un soporte distinto. Sigue haciendo falta la copia local para recuperar rápido lo cotidiano, y el histórico para no arrastrar un error.
¿Cada cuánto hay que hacer la copia?
Como mínimo cada día. La pregunta correcta es: ¿cuánto trabajo puedes permitirte perder? Si la respuesta es «una mañana», la copia tiene que ser más frecuente que una vez al día para lo que cambia deprisa.
¿Cuánto histórico hay que guardar?
Al menos dos semanas de versiones, y más para lo que no cambia y no se puede rehacer (contabilidad cerrada, contratos, proyectos). Nuestro servicio guarda un histórico de dos semanas y se amplía cuando el cliente lo necesita.
