«Mantenimiento informático» puede significar cualquier cosa: desde alguien que viene cuando algo se rompe hasta un servicio que vigila la instalación todos los días. Por eso el contrato de mantenimiento informático importa más que el precio: es donde se ve qué te están vendiendo de verdad. Esta guía explica qué debe incluir, cómo se cobra y qué preguntas hacer antes de firmar, tanto si nos eliges a nosotros como si eliges a otro.
Preventivo y correctivo: la diferencia que lo cambia todo
El mantenimiento correctivo es arreglar lo que ya ha fallado: el equipo que no arranca, la impresora que no imprime, el servidor caído. El preventivo es revisar y actualizar para que falle menos: parches de seguridad aplicados, discos vigilados antes de que mueran, copias comprobadas, antivirus al día, equipos que se cambian antes de que paren la oficina.
Un contrato solo correctivo es barato y sale caro: se paga cada parada con horas de trabajo perdidas. Un contrato preventivo cuesta una cuota fija y su objetivo es que nunca haga falta el correctivo. La mayoría de las pymes necesitan los dos, con el preventivo como base.
Qué debe incluir el contrato
- El inventario. Qué equipos, servidores, red, impresoras y programas cubre. Sin lista no hay contrato: hay una promesa.
- Qué se hace de forma periódica y con qué frecuencia: actualizaciones, revisión de copias, revisión de discos y rendimiento, limpieza, antivirus.
- Cómo se atienden las incidencias: por teléfono, por control remoto y presencial; en qué horario; y con qué tiempo de respuesta (cuándo empiezan a atenderte) y de resolución (cuándo se resuelve lo habitual).
- Qué queda fuera. Piezas y equipos nuevos, licencias de software, cableado, trabajos fuera de horario, la web… Lo excluido tiene que estar escrito, para que no aparezca como sorpresa en la primera factura.
- Las copias de seguridad. Quién las hace, dónde se guardan, quién comprueba que se hacen y cada cuánto se prueba una restauración. Si el contrato no lo dice, asume que nadie las mira.
- La seguridad básica: quién gestiona el firewall, las contraseñas de administración, el doble factor, los accesos remotos.
- Los informes: qué te cuentan y cada cuánto. Un resumen mensual de lo hecho y de lo que hay que prever vale más que muchas llamadas.
- Cómo se termina. Duración, preaviso, y —importante— que al acabar te entreguen contraseñas, documentación y copias. Un buen proveedor no te retiene por tener tus claves.
Cómo se cobra el mantenimiento informático
Hay tres modelos habituales, y ninguno es «el bueno» para todos:
- Cuota fija mensual (por puesto, por servidor o por empresa). Incluye el preventivo y las incidencias normales. Es el que da tranquilidad: sabes lo que pagas y el proveedor tiene interés en que falles poco, porque cada avería le cuesta a él.
- Bolsa de horas. Compras horas por adelantado y se descuentan. Sale a cuenta si hay poca incidencia, pero no incluye vigilancia: nadie mira nada hasta que llamas.
- Por intervención. Pagas cada vez. Es el correctivo puro: sin cuota, sin prevención, y con el incentivo al revés.
El precio depende del número de puestos y servidores, del horario que necesites y de si hay presencial. Nosotros trabajamos con presupuesto cerrado: se ve la instalación, se cuenta qué hay, y la cuota no cambia con las averías. Lo explicamos en la ficha de mantenimiento informático para autónomos y pymes.
Las preguntas que hacer antes de firmar
- ¿Quién me atiende cuando llamo: una persona que conoce mi instalación o un centro de llamadas?
- ¿Qué pasa un viernes a las 13:30 si se cae el servidor?
- ¿Cada cuánto comprobáis que la copia se puede restaurar? ¿Me lo enseñáis?
- ¿Qué hacéis sin que yo llame? (Si la respuesta es «nada», es correctivo.)
- ¿Qué no entra en la cuota?
- Si un día me voy, ¿qué me lleváis y en cuánto tiempo?
Si estás decidiendo entre contratar a alguien en plantilla o externalizar, la cuenta es sencilla: un informático en nómina cuesta un sueldo entero y se va de vacaciones; un contrato cubre la instalación todos los días por una parte de ese coste. Lo que no compensa es la tercera vía, «ya lo lleva el que más sabe de la oficina», que es la que más caro sale cuando falla. Y si dudas de si ya lo necesitas: si todo se arregla reiniciando, nadie sabe cuándo se comprobó la última copia y las actualizaciones llevan meses pendientes, ya estás pagando el soporte que no tienes.
Preguntas frecuentes
¿Un contrato de mantenimiento incluye las copias de seguridad?
Debería incluir al menos su supervisión. El almacenamiento fuera de la oficina suele ser un servicio aparte, como nuestro backup gestionado, pero quien mantiene la instalación tiene que ser quien compruebe que la copia se hace.
¿Cuánto dura un contrato de mantenimiento informático?
Lo normal es un año renovable con preaviso de uno o dos meses. Desconfía de permanencias largas: un servicio bueno no las necesita.
Somos tres personas. ¿Tiene sentido?
Sí, si dependéis del ordenador para trabajar. La cuota escala con los puestos; lo que no escala es el coste de un día parado o de perder los datos.
